Le poste de Secrétaire Médico Social de service de Placement Familial est une pierre angulaire du service.
Il/elle est le premier lien et le premier niveau d'information du service. Et, doit à ce titre renseigner autant que faire ce peut, orienter et définir le niveau d'urgence de la réponse à apporter.
Le / la secrétaire a à sa charge l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, familles, assistants familiaux et partenaires en lien avec le service. (tribunal, Partenaires Médico-sociaux, ...)
Il / Elle assiste le / la responsable de service de Placement Familial et gère administrativement tout ce qui affaire au suivi de l'enfant et à son projet.
Il/ elle gère administrativement ce qui est en lien avec les assistants familiaux ce qui nécessite un travail étroit avec d'autres services (Vir professionnelle).
Par ailleurs, le / la secrétaire doit avoir le sens du travail en équipe.
Intégré(e) à l’équipe pluridisciplinaire, le (la) secrétaire intervient sur plusieurs champs de la protection de l’enfance et de la PMI :
Accueille, renseigne et oriente les parents, les familles et les partenaires au titre de la PMI et de la protection de l’enfance (hors placement)
• Assure l’interface entre la MDS et les services habilités de milieu ouvert de l’aide sociale à l’enfance
• Assure la gestion administrative du dossier de l’enfant et sa famille dans son intégralité (saisir sur les progiciels)
• Par roulement avec les autres secrétaires médico-sociales de la MDS il/elle exerce les missions de premier accueil du public
En vue de l’élaboration du projet de territoire, il/elle concourt par son expertise à son diagnostic.
Accueil et accompagnement des publics :
• Accueillir, renseigner, évaluer et orienter le public
• Apporter une première réponse éducative
• Evaluer l'urgence des demandes
• Informer sur les droits
• Assurer le premier accueil du public en roulement avec les Secrétaires Médico-Social de la MDS
Gestion informatique et administrative :
• Accompagner l’élaboration et la constitution des dossiers des publics
• Organiser et filtrer les flux d’informations et de communication au sein de la MDS selon son périmètre d’intervention
• Garantir et contrôler la complétude des dossiers
• Participer à l’actualisation des outils de gestion
• Classer et archiver
• Gérer la documentation et l’affichage en lien avec les autres SMS et l’assistant(e) de territoire
• Gérer le courrier
• Gérer la régie possiblement sur la Maison Départementale des Solidarités
• Être garant en lien avec les travailleurs sociaux et le RMDS des échéances des mesures et des prestations (ex : mandats TISF)
• Être en lien avec l’autorité judiciaire (Parquet pour les saisines et Tribunal Pour Enfant pour les mesures judiciaires prestataires)
Gestion logistique :
• Participer à l'élaboration du diagnostic social local
• Préparer les dossiers pour les réunions et y participer si besoin
• Rédiger les documents selon les normes imposées dans son domaine d’intervention
• Effectuer la suppléance entre les secrétariats et éventuellement la régie
• Garantir la charte graphique de tout document administratif
• Assurer le suivi des dossiers en matière de secrétariat (gérer les agendas, organiser les rendez-vous : RDV Solidarités entre autre, organiser les bilans de santé en écoles maternelles, envoyer les courriers : mises à disposition sagefemme et infirmières puéricultrices entre autre, saisir sur informatique)
• Vérifier et faire remonter à l’assistant de territoire les besoins bâtimentaires et logistiques sous couvert du RMDS
• Assurer la gestion et la remise aux publics des bons d’échanges (ex : Nomad)
• Réserver des bureaux pour les partenaires extérieurs
• Qualité d'expression écrite et orale
• Capacité d'écoute, d'observation, d’adaptation et d’analyse
• Capacité à s’inscrire dans un travail d’équipe pluridisciplinaire et partenarial
• Sens de la responsabilité de la mission sociale et du service public
• Disponibilité, empathie et non jugement
• Sensibilisations législatives en matière d’action sociale, PMI et protection de l’enfance
• Connaissances des dispositifs
• Capacité à rendre compte
• Maîtrise des outils informatiques
• Capacité d'accueil du public en difficulté
• Secret professionnel / discrétion professionnelle et secret partagé
• Déplacements possibles
• Contribuer à l’accueil des stagiaires
• Mettre à jour ses connaissances par de la veille sociale et des formations
• Niveau IV à III (Bac à Bac +2)
• Spécialité : médico-sociale