En qualité de huissier/ chargé(e) d’accueil au cabinet du Président, vous participez aux réunions du conseil départemental en qualité d’huissier de séance. Vous assurez l’accueil physique des usagers ainsi que l’accueil protocolaire des invités de l’exécutif.
Vous venez également en soutien auprès des hôtesses d'accueil et si besoin, en renfort à l’organisation des réceptions au sein de l’Hôtel du Département ou à l’extérieur.
• Vous accueillez et orientez les visiteurs notamment lors des sessions du conseil départemental ou lors des réceptions.
• Vous assurez l’organisation et la préparation des salles de réunion ainsi que de l’hémicycle départemental et la diffusion des informations auprès des élus et des services
• Vous viendrez en soutien pour la mise à jour des contacts dans le logiciel de contacts Dynamics (formation au logiciel assurée suite à la prise de fonction)
• Vous gérez la gestion des réservations de salles de commission via Outlook
• Vous réalisez des tâches de saisie dans les outils bureautiques (gestion de courriels, d’agendas, approvisionnement des copieurs),
• Vous effectuez des vérifications sur certains courriers
• Vous assurez le service en salle de réunion et lors des réceptions, si besoin
• Vous transmettez les parapheurs de signatures à destination des élus et de la direction générale et en assurez le retour dans les services dans les plus brefs délais
• Vous intervenez en soutien auprès des hôtesses d'accueil en cas d’absence ou de besoin de renfort
• Fonctionnement et organisation de la collectivité
• Règles du protocole
• Outils bureautiques
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité en fonction des obligations
• Polyvalence
• Bonne présentation
• Niveau V (CAP / BEP)