SECRÉTAIRE SOCIAL(E) DU CENTRE PARENTAL H/F

Réf. 2024/MB/33526/326
Catégorie C
Domaine d'activité Administratif - Secrétariat Informatique
Site 319 Quartier Le Val
Date limite de dépôt des candidatures 28/07/2024
Date prévisionnelle d'entretien 05/08/2024

Contexte

 

Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille, le/la secrétaire social(e) assure l’accueil physique et téléphonique du service et prend en charge le suivi administratif des dossiers du service. 

 

 

Votre quotidien

 

Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les familles accompagnées que pour les professionnels. Les personnes extérieures accueillies peuvent être les visiteurs des usagers, des travailleurs sociaux, des médecins, des entreprises, des fournisseurs, etc.

Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés et des familles accueillies. Il/elle assure la réexpédition des courriers des familles sorties du centre parental. Il/elle assure la transmission des avis de passage auprès des familles accueillies. 

Le/la secrétaire assure une réponse à l’interphone situé au 1er étage du centre parental, reliant les familles habitant à l’extérieur à la structure, en cas d’absence des éducateurs. 

Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des familles dans le logiciel SIL’AGE. 

Le/la secrétaire engage les démarches administratives de préadmission avec les familles en lien avec le chef de service : fixation du RV d’admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge, etc.

A chaque admission, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et prépare le dossier d’admission, ouvre un dossier SIL’AGE et le renseigne, prépare l’avis d’admission, est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF)... 

Le/la secrétaire est en charge de la mise à jour des dossiers dans SIL’AGE en enregistrant les documents reçus (jugements, CASMI, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, etc.) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers, etc.). 

Le/la secrétaire saisit les factures de frais de séjour des familles présentes, les distribue dans les boites aux lettres des résidents et transmet un exemplaire au service comptabilité de la MDEF pour les familles qui sont sous mesure de tutelle. 

Le/la secrétaire saisit et restitue la caution. Il/elle transmet également le document au service comptabilité de la MDEF. 

Le/la secrétaire est sollicité(e) pour frapper différents courriers ou comptes-rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature...).

Le/la secrétaire assure la production de statistiques et d’indicateurs nécessaires au rapport d’activité.

Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.

Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante.

Le/la secrétaire assure la régie d’avance et de recette du service (comptabilité de la régie d’avance, de la régie de recettes, encaissement des frais de séjour).


Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service. 

En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits...), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit :

•    Tâches liées aux pré-admissions :
-    Suivi du calendrier de pré-admission avec les partenaires
-    Envoi du RV d’admission à la famille
-    Préparation du document individuel de prise en charge

•    Tâches liées aux admissions :
-    Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard de la MDEF
-    Préparation du dossier d’admission
-    Ouverture du dossier dans SIL’AGE
-    Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la Direction Enfance Famille du Département.
-    Préparation des attestations diverses (résidence, prise en charge, etc.)

•    Tâches liées aux dossiers d’APL des familles :
-    Remplissage de l’imprimé CAF et saisie d’une lettre d’accompagnement pour les demandes et les mutations
-    Saisie d’un courrier de fin de bail pour les sorties 

•    Tâches liées aux sorties :
-    Saisie des avis de fin de prise en charge et transmission, le cas échéant, au secteur (assistante sociale, puéricultrice, AEMO...)
-    Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard de la MDEF
-    Clôture du dossier dans SIL’AGE


Le/la secrétaire du service exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique du chef de service du centre parental (de son binôme en cas d’absence).

Il/elle fait partie d’une équipe composée d’un(e) chef de service, d’éducateurs, d’une secrétaire, d’un(e) psychologue, de maitresses de maison, d’auxiliaires de puériculture, et travaille en lien avec les différents services de la MDEFC. 

Il/elle est en lien avec les chefs de service et responsables adjoints de la MDEF, ainsi qu’avec la Cadre enfance de la MDEF et de la direction. Dans le cadre de la boîte mail partagée, il/elle est tenu(e) d’effectuer le travail demandé par le cadre concerné.

De la même manière, il/elle fait partie de l’équipe de secrétaires qui est réunie de façon trimestrielle.

De même, dans l’exercice de ses fonctions, il/elle est amené(e) à collaborer avec de nombreux partenaires extérieurs en lien avec les problématiques des familles et représente, à ce titre et sous couvert du chef d’établissement et de son supérieur hiérarchique, l’ensemble de l’Institution.

Par ailleurs, dans le cadre de ses missions, le/la secrétaire entretient des liens avec les secrétaires établissement de la DEF, dans un souci de cohérence des pratiques à l’échelle institutionnelle.

Vos atouts

 

•    Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
•    Diplôme permettant d’accéder aux fonctions de secrétaire sociale.  
•    Autres formations ou certifications souhaitées     
•    Connaissances attendues
•    Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée. 
•    Savoir-faire attendus
•    Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
•    Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…)
•    Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’information. 
•    Créer une relation de confiance avec les usagers/les familles en les rassurant et les sécurisant.
•    Utiliser les gestes et les postures adéquats.
•    Travailler en équipe pluri professionnelle.
•    Savoir-être attendus
•    Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
•    Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
•    Autonomie dans l’accomplissement des tâches. 
•    Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
•    Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la fonction publique hospitalière
•    Catégorie / Filière : C
•    Corps : Adjoint administratif
•    Grade(s) : selon expérience et ancienneté

•    Centre parental, localisé 319 Quartier Le Val, à Hérouville Saint Clair. 
•    Organisation du travail
•    Du lundi au jeudi : 9h00 à 17h30 (16h30 le vendredi) avec 30 minutes de pause méridienne.
•    25 congés annuels (CA).
•    Base 39h selon protocole ARTT (RTT).
•    Réunions hebdomadaires au sein du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
•    Réunions secrétaires trimestrielles.

•    Télétravail possible
•    Selon proposition du chef de service et demande de l’agent

•    Moyens particuliers mis à disposition
•    Bureau situé au Centre parental 
•    Poste informatique
•    Mail nominatif professionnel
•    Téléphone fixe professionnel

•    Santé et sécurité au poste de travail
•    Exposition classique d’un agent administratif

•    Responsabilités managériales
•    Pas d’encadrement

•    Rémunération selon les grilles de la FPH 
•    Possibilité de bénéficier des tickets restaurants
•    Possibilité de bénéficier de l’action sociale (CGOS, participation mutuelle…) 

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