ADJOINT DU CHEF DE SERVICE ECONOMIQUE ET FINANCIER H/F

Réf. 2024/MB/10000/317
Catégorie B
Domaine d'activité Administratif - Secrétariat Informatique ; Comptabilité finances
Site quai de juillet
Date limite de dépôt des candidatures 28/07/2024
Date prévisionnelle d'entretien 05/08/2024

Contexte

 

La Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille du Calvados (MDEFC) est un établissement public départemental en charge de l’accueil d’urgence dans le cadre de sa mission de protection de l’enfance. Elle gère 15 unités de service répartis entre des services de prévention et de protection. Les unités de service que la MDEFC gère sont des centres parentaux, des foyers et également des services de milieux ouverts et d’accompagnement des mineurs. 

L’établissement connaît une forte activité et en ce sens, le service Economique et Financier et ses agents doivent faire office de garants du bon fonctionnement et du respect des règles de consommations des crédits budgétaires. Pour cela, la matérialisation de processus clairs pour les équipes sur le terrain et la supervision/mise à jour des documents administratifs est essentielle.

Votre quotidien

 

Dans un contexte de croissance importante de l’activité depuis 3 ans, le service Economique et Financier de la MDEFC doit se restructurer pour pouvoir suivre cette évolution et l’accompagner en garantissant un respect des règles de fonctionnement. Pour cela, l’adjoint du chef de service aura pour missions principales les tâches suivantes : 

•    Matérialiser et mettre à jour l’ensemble des processus administratifs de la structure. S’assurer de la bonne appropriation des processus par les agents concernés par ces derniers,
•    Etre force de proposition sur des améliorations de processus envisageables, 
•    Supervision et mise à jour au besoin des documents administratifs de la structure (Baux, contrats). Validation de leur fiabilité sur le plan juridique,
•    Assurer le lien entre la Direction des Services Numériques du Département et la MDEF sur la gestion des contrôles d’accès, demandes informatiques, téléphoniques, 
•    Assurer le suivi et l’avancement des différents projets immobiliers de la MDEF en lien avec le service bâtiment, 
•    Suivi des dossiers d’assurance en lien avec le service départemental dédié,
•    Accompagner la responsable achats dans la mise en place de marchés publics, en lien avec le service départemental dédié,
•    Mise en place et complétude des tableaux de bords en lien avec le chef de service,
•    Accompagner le chef de service Economique et Financiers dans le cadre de projets structurels impactant le service, 
•    Assurer le remplacement du chef de service pendant ses congés sur l’ensemble de son champ d’action, 
•    Cette liste n’est pas limitative.

De la même façon que l’ensemble des professionnels de la MDEF, l’agent recruté concourt également à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement, du projet de service, des projets éducatifs ainsi qu’à l’élaboration du rapport d’activité des services sur lesquels il intervient.

Les différentes activités sont réalisées en lien avec le chef de service. Un planning des tâches à effectuer est mis en place pour réaliser toutes les activités en respectant les délais imposés. 
L’adjoint du chef de service a un rôle de soutien essentiel pour le chef de service. Son travail d’analyse et de matérialisation écrite des processus et de supervision des documents administratifs assurera une fiabilité de la donnée essentielle pour une bonne gestion de l’organisation.
De plus, il aura un rôle pivot pour seconder le chef de service sur les liens avec les différents services départementaux. 

Sous l'autorité du chef de service Economique et Financier, lui-même sous l’autorité hiérarchique directe du chef d’établissement, l’adjoint du chef de service Economique et Financier s’assure, par son travail que les fonctionnements et procédures mises en place au sein de la MDEF sont pertinents et garantissent un fonctionnement optimisé de l’organisation.
Au sein du service Economique et Financier, l’agent a un lien fonctionnel avec les différents agents des services, qu’ils soient éducatifs ou administratifs. De plus, il pourra être amené dans ses missions à travailler avec des interlocuteurs de services extérieurs.

 

Vos atouts

 

 

•    Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
•    A partir de licence ou à minima BTS (Profil audit interne, contrôle de gestion, comptabilité)
•    Connaissances attendues
•    Connaissances des règles statutaires de la fonction publique 
•    Bien maîtriser des outils bureautiques et être l’aise avec leur utilisation (notamment sur Outlook, Word et Excel).
•    Savoir-faire attendus
•    Capacité à questionner les processus en place, à récupérer des informations auprès d’interlocuteurs différents, 
•    Etre force de proposition sur les problématiques rencontrées,
•    Aller au bout des dossiers et les suivre dans le temps,
•    Etre autonome dans la réalisation et le suivi de son travail, 
•    Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public,
•    Identifier/analyser les situations d’urgence et être capable de maitrise sur soi en cas de danger ou de situations difficiles,
•    Identifier et prévenir les risques relevant de son domaine d’activité,
•    Détecter et signaler les anomalies,
•    Maitriser le fonctionnement de l’établissement,
•    Travailler en équipe pluri professionnelle,
•    Etre en capacité de manager une équipe, l’accompagner dans la réalisation de projets, 
•    Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle,
•    Maitriser les principes de base de la comptabilité,
•    Savoir-être attendus
•    Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
•    Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité, adaptabilité, polyvalence.
•    Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
•    Etre capable de travailler en équipe.
•    Expérience en audit et procédures internes appréciée.

•    Poste ouvert aux : Titulaires de la fonction publique hospitalière et/ou aux contractuels.
•    Catégorie / Filière : Ouvert aux catégories B expérimentés / avec poste permettant une évolution en catégorie A par voie de concours
•    Grade(s) : Adjoint des cadres hospitaliers
•    Organisation du travail : Base 39 heures hebdomadaires + protocole RTT.
•    Télétravail possible : Oui, 1 journée par semaine.
•    Moyens particuliers mis à disposition : Ordinateur portable.
•    Rémunération statutaire 
•    Tickets restaurant (8€)
•    Accès au CGOS
•    Prime de service

Rejoindre le département c'est :

 

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