Mission générale
Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille (MDEFC), le foyer Pouponnière, en tant que service de cette institution, assure l’accueil d’urgence de la protection de l’enfance des enfants de 0 à 6 ans. Le service est organisé en deux unités éducatives principales : une unité dédiée aux enfants âgés de 0 à 3 ans (3 groupes de 6 enfants) et une unité dédiée aux enfants âgés de 3 à 6 ans (2 groupes de 10 enfants).
Il/elle contribue activement à la mise en œuvre de la politique départementale de l’enfance et de la famille. Sous l’autorité du Chef de service et des responsables adjoints du foyer Pouponnière, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique du service ainsi que le suivi administratif complet des dossiers des enfants et des familles accueillies à la Pouponnière.
Activités principales
· Accueil et secrétariat courant
Ø Assurer l’accueil physique et téléphonique du service (usagers, familles, partenaires).
Ø Gérer les entrées et sorties dans l’enceinte du foyer.
Ø Contrôler la fermeture des espaces de rencontre à son départ.
Ø Gérer le courrier entrant et sortant (tri, affranchissement, distribution).
· Gestion des admissions et des sorties
Ø Préparer et ouvrir les dossiers d’admission dans SILAO.
Ø Mettre à jour les fiches synthétiques, recueillir les pièces administratives, éditer les documents contractuels.
Ø Envoyer les avis d’admission/sortie à la DEF et aux familles.
Ø Clôturer les dossiers à la sortie de l’enfant et mettre à jour tous les outils de suivi
· Suivi administratif des dossiers
Ø Gérer les documents transmis par la DEF : jugements, soit-transmis, attestations, etc.
Ø Intégrer les écrits professionnels (bilans, notes, calendriers...) dans SILAO.
Ø Mettre en forme et transmettre les écrits à la demande de l’équipe ou de la direction.
· Logistique et gestion du service
Ø Gérer les plannings et réservations de salles de visite ou de réunion.
Ø Afficher les plannings, les notes de service et les informations utiles.
Ø Assurer le suivi des véhicules et des fournitures de bureau.
Ø Gérer la régie du service.
· Production de données et rapports
Ø Réaliser le relevé mensuel d’activité à destination du service économique et financier.
Ø Participer à l’élaboration des statistiques et indicateurs du rapport d’activité.
Activités secondaires
· Assurer, en l’absence d’un(e) collègue, les urgences de secrétariat à la demande d’autres services (via la messagerie collective).
· Soutenir temporairement un(e) collègue en surcharge, sur sollicitation de la direction.
Traçabilité systématique des actions effectuées dans un tableau partagé.
Déroulement des activités
· Le/la secrétaire organise ses priorités de travail en lien avec le Chef de service et les responsables adjoints.
· Il/Elle travaille en lien étroit avec la seconde secrétaire sociale installée à la Pouponnière et avec qui elle partage les missions de secrétariat pour les services Chemin-vert/DAD/Cap Ado.
· Les tâches quotidiennes (accueil, courrier, rédaction, gestion des admissions/sorties) sont planifiées selon les besoins, l’activité du service et les priorités données par le Chef de service.
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH).
· Catégorie / Filière : B
· Corps : Assistant médico-administratif
· Grade(s) : Selon expérience et ancienneté.
Lieu(x) d’exercice du poste
Foyer Pouponnière, 24 avenue du 19 Mars, 14123 FLEURY SUR ORNE.
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Temps de travail hebdomadaire moyen de 39 heures (RTT+CAS) du lundi au vendredi.
Ø Repos fériés.
Ø 25 congés annuels (CA) + 3 jours conditionnés à la pose des congés (hors saison et fractionnement).
Ø 18 RTT (- 1 journée de solidarité) + 5 congés supplémentaires possiblement générés.
Ø Participation aux réunions trimestrielles dédiées à l’équipe, sur sollicitation aux réunions éducatives et un représentant à la réunion de service du foyer.
Ø Télétravail possible ponctuellement selon accord du Chef de service et validation de la Direction.
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Ordinateur fixe professionnel.
Ø Mail nominatif professionnel.
Ø Téléphone fixe professionnel.
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent sur un poste administratif.
· Responsabilités managériales
Ø Pas d’encadrement
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération + régime indemnitaire statutaires
· Avantages sociaux divers : participation aux abonnements transport en commun, forfait mobilités durables, participation mutuelles, accès au CGOS hospitalier et sous certaines conditions à l’action sociale du Conseil départemental du Calvados.
Informations diverses
· Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de l’établissement ou du service.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
· Le/la secrétaire exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique directe du Chef de service et des responsables adjoints. Il/elle travaille en lien avec les équipes éducatives et médico-sociales (EJE, ES, ME, AP, infirmier…), les Coordonnateurs techniques des services éducatifs, les Chefs de services et Cadres de la MDEFC, les partenaires extérieurs (familles d’accueils, établissements scolaires, DEF…) et les secrétaires d’établissements de la Direction Enfance Famille.
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Baccalauréat ou Titre de niveau 4 Ou Qualification Reconnue par le Décret 13/02/2007.
Ø Permis non obligatoire mais apprécié
· Autres formations ou certifications souhaitées
Ø Certification en secrétariat et/ou gestion administrative (recommandée).
Ø Formation aux premiers secours (recommandée).
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Identifier les situations d’urgence et être capable de maitrise de soi en cas de danger ou de situation difficile.
Ø Savoir gérer les situations conflictuelles.
Ø Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (SILAO, Outlook, Word, Excel).
Ø Capacité à organiser ses priorités en autonomie.
Ø Bonne expression écrite et relecture des documents.
Ø Gestion de la régie.
Ø Capacité à créer un lien de confiance avec les familles et partenaires.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, des procédures, des protocoles et de l’Institution.
Ø Grande capacité d’écoute et de communication.
Ø Capacité à gérer des situations de stress ou d’urgence avec sang-froid.
Ø Patience, empathie, et sens de l’accompagnement.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
Expérience requise
· Expériences dans le secteur social et médico-social appréciées.
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