Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille, le/la secrétaire social(e) assure l’accueil physique et téléphonique du SAVA-GS et prend en charge le suivi administratif des dossiers de ces 2 services.
Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les usagers que pour les professionnels. Il/elle gère les appels, transmet les informations nécessaires aux personnes concernées par oral ou par mail. Il/elle gère également l’ouverture de la porte et se charge de prévenir les professionnels concernés de l’arrivée d’une personne extérieure.
Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal ou interne et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés.
Le/la secrétaire engage les démarches administratives d’admission en lien avec les chefs de service et/ou le responsable adjoint du service et/ou l’éducateur : fixation du rendez-vous d’admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge...
Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des jeunes dans le logiciel SILAO. Il/elle le crée lors d’une admission et le clôture à chaque sortie Il/elle est en charge de la mise à jour des dossiers dans SILAO en enregistrant les documents reçus de la DEF/de la Plateforme MNA et des partenaires (jugements, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, bulletin de notes...) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers...).
Le/la secrétaire actualise la fiche synthétique à chaque nouvelle information (admission, sortie, renouvellement de mesure, changement de logement ou de numéro de téléphone.). Il/elle actualise également les différentes listes (numéros, logement, scolarité, mails) et les transmets aux services concernés.
Le/la secrétaire transmet les divers effectifs à la DEF, à la Plateforme MNA et au service ECOFI.
Le/la secrétaire est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF) ou de la Plateforme MNA du Département dans la transmission des documents (avis admissions, demande d’autorisation, …).
Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature, données chiffrées du rapport d’activité...).
Le/la secrétaire met à jour la base documentaire sous SILAO du SAVA (informations diverses : titre de séjour, droit au logement, formation et scolarité, etc.).
Le/la secrétaire gère l’intendance sur le service : les demandes d’interventions dans les logements, le suivi des logements, les réservations de véhicules, commande et retransmission des carnets de bons avec les régisseurs, réception, vérification et signature des bons de livraison puis retransmission, réception et rangement des livraisons.
Le/la secrétaire accueille, forme et oriente l’agent d’entretien des locaux qui vient le mardi et le vendredi
Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.
Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante.
Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par les chefs de service et le responsable adjoint.
En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits, etc.), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit.
· Tâches liées aux pré-admissions
- Envoi du rendez-vous d’admission à la famille.
- Préparation du document individuel de prise en charge.
· Tâches liées aux admissions
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Préparation du livret d’accueil et des documents relatifs aux autorisations.
- Ouverture du dossier dans SILAO.
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF ou à la Plateforme MNA.
- Préparation des attestations diverses (résidence, frais de scolarité, frais d’hébergement, etc.).
· Actualisation du dossier du jeune en fonction des documents transmis par la DEF et la Plateforme MNA.
· Tâches liées aux sorties
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Préparation de l’avis de sortie et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF ou à la Plateforme MNA.
- Préparation des attestations diverses (fin d’hébergement, fin de scolarité, etc.).
- Clôture du dossier dans SILAO.
· Tâches diverses :.
- Transmission des effectifs à l’assistante de direction tous les lundis ou mardis et à la plateforme MNA
- Actualisation des coordonnées des jeunes du service, des logements et du matériel.
- Transmission des effectifs mensuels chaque début de mois au service ECOFI.
- Commande et retransmission des carnets de bons auprès du service ECOFI.
- Réception, vérification et signature des bons de livraison puis retransmission au service ECOFI.
- Vérification mensuelle des mandatements à destination des jeunes puis envoi au service ECOFI.
- Gestion du planning de réservation des véhicules du service.
- Accueil et orientation de prestataires extérieurs sur le service.
Mise à jour de la base documentaire.
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH)
· Catégorie / Filière : B
· Corps : Assistant médico-administratif
· Grade(s) : Selon expérience et ancienneté
· Bureau situé au SAVA, situé 91 bis rue Caponière à Caen
· Organisation du travail
Ø Du lundi au jeudi de 9h00 à 17h30 (16h30 le vendredi) avec 30 minutes de pause méridienne.
Ø Base 39h selon protocole ARTT (RTT).
Ø 25 congés annuels (CA).
Ø Réunions hebdomadaires à mensuelles avec les unités du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
Ø Réunions secrétaires trimestrielles.
· Télétravail possible
Ø Selon proposition du chef de service et demande de l’agent
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Bureau situé au SAVA
Ø Poste informatique
Ø Mail nominatif professionnel
Ø Téléphone fixe professionnel
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent administratif
· Responsabilités managériales
Ø Pas d’encadrement
· Expertise particulière
Ø Connaissances en droit des étrangers appréciée
· Rémunération selon les grilles de la FPH
· Possibilité de bénéficier des tickets restaurants
· Avantages sociaux divers : participation aux abonnements transport en commun, forfait mobilités durables, participation mutuelles, accès au CGOS hospitalier et sous certaines conditions à l’action sociale du Conseil départemental du Calvados.
Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de l’établissement ou du service
Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de l’établissement ou du service
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
· Baccalauréat ou Titre de niveau 4 Ou Qualification Reconnue par le Décret 13/02/2007.
· Permis non obligatoire mais apprécié
· Autres formations ou certifications souhaitées
· Certification en secrétariat et/ou gestion administrative (recommandée).
· Formation aux premiers secours (recommandée).
· Connaissances attendues
· Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
· Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
· Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…)
· Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’informations.
· Créer une relation avec les usagers et leur famille en les rassurant et les sécurisant.
· Utiliser les gestes et les postures adéquats.
· Travailler en équipe pluri professionnelle.
· Savoir-être attendus
· Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
· Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
· Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
· Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
Expériences dans le secteur social et médico-social appréciées.
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