La Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille du Calvados (MDEFC) est un établissement public départemental en charge de l’accueil d’urgence dans le cadre de sa mission de protection de l’enfance. Elle gère 21 unités de service répartis entre des services de prévention et de protection. Les unités que la MDEFC gère sont des centres parentaux, des foyers, des services de milieux ouverts et d’accompagnement des mineurs. Elle est en capacité d’accueillir plus de 500 situations pour un effectif avoisinant les 350 ETP et un budget de plus de 25 millions d’euros.
En ce sens, au sein de la structure, le service Economique et Financier et ses agents font office de garants du bon fonctionnement et du respect des règles de consommations des crédits budgétaires. Ce service est composé de 2 pôles : comptabilité et achats/marchés. Pour cela, la matérialisation de processus clairs pour les équipes sur le terrain et la supervision/mise à jour des documents administratifs sont essentielles.
Activités principales
Dans un contexte de croissance importante de l’activité depuis 3 ans, le service Economique et Financier de la MDEFC doit se restructurer pour pouvoir suivre cette évolution et l’accompagner en garantissant un respect des règles de fonctionnement. Pour cela, l’adjoint au chef de service aura pour missions principales les tâches suivantes :
· Matérialiser et mettre à jour l’ensemble des processus administratifs de la structure. S’assurer de la bonne appropriation des processus par les agents concernés par ces derniers.
· Suivre et guider les référents des pôles comptables et achats/marchés dans la mise en place de leurs projets.
· Supervision et mise à jour au besoin des documents administratifs de la structure (baux, contrats). Validation de leur fiabilité sur le plan juridique.
· Suivi juridique des arrêtés de Régie et de nomination.
· Suivi des dossiers d’assurance en lien avec le service départemental dédié.
· Identifier les opportunités de financement, constituer les dossiers de demande de subvention et en assurer le suivi en lien avec les services départementaux adéquats.
· Assurer le remplacement du chef de service pendant ses congés sur l’ensemble de son champ d’action.
· Missions susceptibles d’évoluer en fonction des besoins de l’établissement.
De la même façon que l’ensemble des professionnels de la MDEF, l’agent recruté concourt également à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement, du projet de service, des projets éducatifs ainsi qu’à l’élaboration du rapport d’activité des services sur lesquels il intervient
Déroulement des activités
L’adjoint du chef de service joue un rôle de soutien essentiel pour le chef de service. Il accompagne les équipes dans la conduite du changement et l'atteinte des objectifs d'amélioration continue, en favorisant l'optimisation des pratiques, la recherche d'efficience et la maîtrise des dépenses et en tenant compte des contraintes budgétaires
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires de la fonction publique hospitalière et/ou aux contractuels
· Catégorie / Filière : A / Ouvert aux catégories B expérimentés avec évolution possible en catégorie A par voie de concours
· Corps : Attaché d’administration hospitalière ou Adjoints des cadres de la fonction publique hospitalière
Grade(s) : Grade relevant du corps des attachés d’administration hospitalière ou des adjoints des cadres de la fonction publique hospitalière
Lieu(x) d’exercice du poste
35 quai de juillet – 14000 CAEN
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Base 39 heures hebdomadaires + protocole RTT.
· Télétravail possible
Ø Oui, 1 journée par semaine.
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Ordinateur portable.
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Rien à indiquer
· Responsabilités managériales
Ø Non
· Expertise particulière
Non
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération statutaire
· Tickets restaurant (8€)
· Accès au CGOS
· Prime de service
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
Sous l'autorité du chef de service Economique et Financier, lui-même sous l’autorité hiérarchique directe du chef d’établissement, l’adjoint du chef de service Economique et Financier s’assure, par son travail que les fonctionnements et procédures mises en place au sein de la MDEF sont pertinents et garantissent un fonctionnement optimisé de l’organisation.
Au sein du service Economique et Financier, l’agent a un lien fonctionnel avec les différents agents des services, qu’ils soient éducatifs ou administratifs. De plus, il pourra être amené dans ses missions à travailler avec des interlocuteurs de services extérieurs.
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø A partir de licence ou à minima BTS (Profil audit interne, marchés publics, contrôle de gestion, comptabilité)
· Connaissances attendues
Ø Connaissances des règles statutaires de la fonction publique
Ø Bien maîtriser des outils bureautiques et être l’aise avec leur utilisation (notamment sur Outlook, Word et Excel)
· Savoir-faire attendus
Ø Capacité à questionner les processus en place, à récupérer des informations auprès d’interlocuteurs différents
Ø Être force de proposition sur les problématiques rencontrées
Ø Aller au bout des dossiers et les suivre dans le temps
Ø Être autonome dans la réalisation et le suivi de son travail
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public
Ø Identifier/analyser les situations d’urgence et être capable de maitrise sur soi en cas de danger ou de situations difficiles
Ø Identifier et prévenir les risques relevant de son domaine d’activité
Ø Détecter et signaler les anomalies
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement
Ø Travailler en équipe pluri professionnelle
Ø Être en capacité de manager une équipe, l’accompagner dans la réalisation de projets
Ø Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
Ø Maitriser les principes de base de la comptabilité
Ø Maîtriser après formation les logiciels de gestion dédiés à l’activité du service
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité, adaptabilité, polyvalence
Ø Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions
Ø Être capable de travailler en équipe
Expérience requise
Expérience en marchés publics appréciée
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