Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille (MDEFC), le foyer Pouponnière assure l’accueil d’urgence de la protection de l’enfance des enfants de 0 à 6 ans. Le foyer du Chemin Vert assure l’accueil de grands adolescents (15-18 ans). Le Cap Ado assure l’accueil de jour de 10 adolescents. Le DAD (dispositif d’accueil diversifié) accompagne 30 situations dans le cadre d’une mesure d’assistante éducative en milieu ordinaire renforcé (AEMO R) et 4 adolescents en logement autonome (AD).
La secrétaire sociale contribue activement à la mise en œuvre de la politique départementale de l’enfance et de la famille.
Sous l’autorité hiérarchique du Chef de service et des responsables adjoints du foyer Pouponnière, il/elle assure l’accueil physique du foyer Pouponnière ainsi que le suivi administratif complet des dossiers des enfants et des familles accompagnés par les 4 services de référence.
Activités principales
· Accueil et secrétariat courant
Ø Assurer l’accueil physique du service Pouponnière (usagers, familles, partenaires).
Ø Gérer les entrées et sorties dans l’enceinte du foyer Pouponnière.
Ø Contrôler la fermeture des espaces de rencontre à son départ de la Pouponnière.
Ø Gérer l’accueil téléphonique.
Ø Gérer le courrier entrant et sortant (tri, affranchissement, distribution).
· Gestion des admissions et des sorties
Ø Préparer et ouvrir les dossiers d’admission dans SILAO.
Ø Mettre à jour les fiches synthétiques, recueillir les pièces administratives, éditer les documents contractuels.
Ø Envoyer les avis d’admission/sortie à la DEF et aux familles.
Ø Clôturer les dossiers à la sortie de l’enfant et mettre à jour tous les outils de suivi.
· Suivi administratif des dossiers
Ø Gérer les documents transmis par la DEF : jugements, soit-transmis, attestations, etc.
Ø Intégrer les écrits professionnels (bilans, notes, calendriers...) dans SILAO.
Ø Mettre en forme et transmettre les écrits à la demande de l’équipe ou de la direction.
· Logistique et gestion du service
Ø Gérer les plannings et réservations de salles de visite ou de réunion.
Ø Afficher les plannings, les notes de service et les informations utiles.
Ø Assurer le suivi des véhicules et des fournitures de bureau.
Ø Suppléer le titulaire de la régie du foyer Pouponnière.
· Production de données et rapports
Ø Réaliser le relevé mensuel d’activité à destination du service économique et financier.
Participer à l’élaboration des statistiques et indicateurs du rapport d’activité.
Activités secondaires
· Assurer, en l’absence d’un(e) collègue, les urgences de secrétariat à la demande d’autres services (via la messagerie collective).
· Soutenir temporairement un(e) collègue en surcharge, sur sollicitation de la direction.
Traçabilité systématique des actions effectuées dans un tableau partagé.
Déroulement des activités
· Le/la secrétaire organise ses priorités de travail en lien avec les Chefs de service et les responsables adjoints.
· Il/Elle travaille en lien étroit avec la seconde secrétaire sociale installée à la Pouponnière et avec qui elle partage les missions de secrétariat pour les services Chemin-vert/DAD/Cap Ado.
· Les absences sont planifiées en coordination avec la seconde secrétaire de la Pouponnière afin de garantir la continuité de service.
Les tâches quotidiennes (accueil, courrier, rédaction, gestion des admissions/sorties) sont planifiées selon les besoins, l’activité du service et les priorités données par le Chef de service de la Pouponnière.
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH).
· Catégorie / Filière : B
· Corps : Assistant médico-administratif
· Grade(s) : Selon expérience et ancienneté.
Lieu(x) d’exercice du poste
Foyer Pouponnière, 24 avenue du 19 Mars, 14123 FLEURY SUR ORNE.
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Temps de travail hebdomadaire moyen de 39 heures (RTT+CAS) du lundi au vendredi.
Ø Repos fériés.
Ø 25 congés annuels (CA) + 3 jours conditionnés à la pose des congés (hors saison et fractionnement).
Ø 18 RTT (- 1 journée de solidarité) + 5 congés supplémentaires possiblement générés.
Ø Participation aux réunions trimestrielles dédiées à l’équipe, sur sollicitation aux réunions éducatives et un représentant à la réunion de service du foyer.
Ø Participation aux réunions trimestrielles des secrétaires sociales de la MDEF, organisées par la Direction.
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Ordinateur fixe professionnel.
Ø Mail nominatif professionnel.
Ø Téléphone fixe professionnel.
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent sur un poste administratif.
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération selon les grilles de la Fonction publique hospitalière + régime indemnitaire statutaires
· Avantages sociaux divers : participation aux abonnements transport en commun, forfait mobilités durables, participation mutuelles, accès au CGOS hospitalier et sous certaines conditions à l’action sociale du Conseil départemental du Calvados.
Informations diverses
· Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de l’établissement ou du service.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
· Le/la secrétaire exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique directe du Chef de service et des responsables adjoints de la Pouponnière.
Il/elle travaille en lien avec les équipes éducatives et sociales (EJE, ES, ME, AP, infirmier…), les Coordonnateurs techniques des services éducatifs, les Chefs de services et Cadres de la MDEFC, les partenaires extérieurs (familles d’accueils, établissements scolaires, DEF…) et les secrétaires d’établissements de la Direction Enfance Famille.
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Baccalauréat ou Titre de niveau 4 Ou Qualification Reconnue par le Décret 13/02/2007.
Ø Permis non obligatoire mais apprécié
· Autres formations ou certifications souhaitées
Ø Certification en secrétariat et/ou gestion administrative (recommandée).
Ø Formation aux premiers secours (recommandée).
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Identifier les situations d’urgence et être capable de maitrise de soi en cas de danger ou de situation difficile.
Ø Savoir gérer les situations conflictuelles.
Ø Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (SILAO, Outlook, Word, Excel).
Ø Capacité à organiser ses priorités en autonomie.
Ø Bonne expression écrite et relecture des documents.
Ø Gestion de plannings et de la régie.
Ø Capacité à créer un lien de confiance avec les familles et partenaires.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, des procédures, des protocoles et de l’Institution.
Ø Grande capacité d’écoute et de communication.
Ø Capacité à gérer des situations de stress ou d’urgence avec sang-froid.
Ø Patience, empathie, et sens de l’accompagnement.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
Expérience requise
· Expériences dans le secteur social ou médico-social appréciées.
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