Sous l’autorité du responsable du pôle accueil collectif, l’agent de gestion organise et coordonne la transmission, et la saisie des informations au sein du service de la protection maternelle et infantile (PMI).
• Tenir à jour la liste des ACM (à partir des données du SDJES)
• Tenir à jour et connaitre l’état d’avancement des dossiers
• Réceptionner les tableaux de mandatements du SDJES
• Réceptionner les documents préparatoires et les CR de visite
• Rédiger les avis du médecin départemental et les courriers adressés au SDJES à partir des CR de visite
• Être en relation partenariale avec le secrétariat ACM du SDJES
• Planifier les visites des professionnels du pôle structures d’accueil du jeune enfant
• Préparer les visites
• Faire la réservation de voiture de service si besoin
• Veiller à prévenir les partenaires de la visite
• Préparer les dossiers
• Établir les statistiques pour les rapports d’activité
• Assurer l’archivage des dossiers
• Assurer la suppléance dans le suivi des dossiers EAJE
- Rédiger, mettre en forme des courriers, avis à partir de modèles
- Assurer le suivi des pièces par ordre de priorité
- Collecter les informations nécessaires au traitement des dossiers auprès des porteurs de projets
• Réserver les salles de réunion, les voitures
• Apporter une réponse téléphonique de premier niveau en lien avec l’assistant de gestion et l’équipe du pôle accueil collectif
• Traitement dans le logiciel métier HORUS des certificats de santé du jeune enfant
• Traitement des avis de grossesse, des avis de naissance, des avis de décès : réception, tri, enregistrement et envoi en circonscription en l’absence de l’agent référent si besoin
• Assurer la suppléance de la télétransmission des Feuilles de Soins Electroniques (FSE) via le logiciel métier Atlantid
• La saisie des courriers et à la mise en forme des documents
• La réception du courrier et des appels téléphoniques et en assurer la transmission
• Assurer la suppléance du secrétariat de la PMI si nécessaire
• Classement et à l’archivage des différents documents et dossiers
• Avoir du goût pour les enjeux du secteur de la protection maternelle et infantile
• Avoir de la rigueur, de la méthode et le sens de l’organisation
• Savoir échanger et travailler en équipe
• Maitriser les outils bureautiques (Excel/Word) et logiciel métiers
• Avoir un intérêt pour l’environnement numérique et les évolutions en matière de dématérialisation
• Niveau V (CAP / BEP)
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