Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille, le/la secrétaire social(e) assure l’accueil physique et téléphonique du SAVAMIE-GS et prend en charge le suivi administratif des dossiers du service.
Activités principales
Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les usagers que pour les professionnels. Il/elle gère les appels, transmet les informations nécessaires aux personnes concernées par oral ou par mail. Il/elle gère également l’ouverture de la porte et se charge de prévenir les professionnels concernés de l’arrivée d’une personne extérieure.
Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal ou interne et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés.
Le/la secrétaire engage les démarches administratives d’admission en lien avec le chef de service et/ou le responsable adjoint du service et/ l’éducateur : fixation du rendez-vous d’admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge...
Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des jeunes dans le logiciel SIL’AGE. Il/elle le crée lors d’une admission et le clôture à chaque sortie Il/elle est en charge de la mise à jour des dossiers dans SIL’AGE en enregistrant les documents reçus de la DEF/de la Plateforme MNA et des partenaires (jugements, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses, bulletin de notes...) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers...).
Le/la secrétaire actualise la fiche synthétique à chaque nouvelle information (admission, sortie, renouvellement de mesure, changement de logement ou de numéro de téléphone.). Il/elle actualise également les différentes listes (numéros, logement, scolarité, mails) et les transmets aux services concernés.
Le/la secrétaire transmet les divers effectifs à la DEF, à la Plateforme MNA et au service ECOFI
Le/la secrétaire est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF) ou de la Plateforme MNA du Département dans la transmission des documents (avis admissions, demande d’autorisation, …).
Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature, données chiffrées du rapport d’activité...).
Le/la secrétaire met à jour la base documentaire sous SIL’AGE du SAVA MIE (informations diverses : titre de séjour, droit au logement, formation et scolarité, etc.).
Le/la secrétaire gère l’intendance sur le service : les demandes d’interventions dans les logements, le suivi des logements, les réservations de véhicules, commande et retransmission des carnets de bons avec les régisseurs, réception, vérification et signature des bons de livraison puis retransmission, réception et rangement des livraisons.
Le/la secrétaire accueille, forme et oriente l’agent d’entretien des locaux qui vient le mardi et le vendredi.
Le professionnel est en lien avec les chefs de service et responsables adjoints de la MDEF, ainsi qu’avec la Cadre enfance de la MDEF et la PMNA.
De même, dans l’exercice de ses fonctions, il/elle est amené(e) à collaborer avec de nombreux partenaires extérieurs en lien avec les problématiques des familles et notamment des enfants accueillis (orientations, santé, scolaires, loisirs…) et représente, à ce titre et sous couvert du Chef d’établissement, l’ensemble de l’Institution.
Par ailleurs, dans le cadre de ses missions, le/la secrétaire entretient des liens avec les secrétaires établissement de la DEF et de la PMNA, dans un souci de cohérence des pratiques à l’échelle institutionnelle et lorsque des relais sont nécessaires.
Activités secondaires
Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.
Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante.
Déroulement des activités
Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service et le responsable adjoint.
En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits, etc.), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit.
· Tâches liées aux pré-admissions
- Envoi du rendez-vous d’admission à la famille.
- Préparation du document individuel de prise en charge.
· Tâches liées aux admissions
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Préparation du livret d’accueil et des documents relatifs aux autorisations.
- Ouverture du dossier dans SIL’AGE.
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF ou à la Plateforme MNA.
- Préparation des attestations diverses (résidence, frais de scolarité, frais d’hébergement, etc.).
· Actualisation du dossier du jeune en fonction des documents transmis par la DEF et la Plateforme MNA.
· Tâches liées aux sorties
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Préparation de l’avis de sortie et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF ou à la Plateforme MNA.
- Préparation des attestations diverses (fin d’hébergement, fin de scolarité, etc.).
- Clôture du dossier dans SIL’AGE.
· Tâches diverses :.
- Transmission des effectifs à l’assistante de direction tous les lundis ou mardis et à la plateforme MNA
- Actualisation des coordonnées des jeunes du service, des logements et du matériel.
- Transmission des effectifs mensuels chaque début de mois au service ECOFI.
- Commande et retransmission des carnets de bons auprès du service ECOFI.
- Réception, vérification et signature des bons de livraison puis retransmission au service ECOFI.
- Vérification mensuelle des mandatements à destination des jeunes puis envoi au service ECOFI.
- Gestion du planning de réservation des véhicules du service.
- Accueil et orientation de prestataires extérieurs sur le service.
Mise à jour de la base documentaire.
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH)
· Catégorie / Filière : C
· Corps : Adjoint administratif
· Grade(s) : Selon expérience et ancienneté
Lieu d’exercice du poste
· Bureau situé au SAVA-MIE, situé 91 bis rue Caponière à Caen
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Du lundi au jeudi de 9h00 à 17h30 (16h30 le vendredi) avec 30 minutes de pause méridienne.
Ø Base 39h selon protocole ARTT (RTT).
Ø 25 congés annuels (CA).
Ø Réunions hebdomadaires à mensuelles avec les unités du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
Ø Réunions secrétaires trimestrielles.
· Télétravail possible
Ø Selon proposition du chef de service et demande de l’agent
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Bureau situé au SAVA-MIE
Ø Poste informatique
Ø Mail nominatif professionnel
Ø Téléphone fixe professionnel
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent administratif
· Responsabilités managériales
Ø Pas d’encadrement
· Expertise particulière
Ø Connaissances en droit des étrangers appréciée
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération selon les grilles de la FPH et l’ancienneté
· Possibilité de bénéficier des tickets restaurants
· Possibilité de bénéficier de l’action sociale (CGOS, participation mutuelle…)
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
Le/la secrétaire du service exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique du chef de service et du responsable adjoint.
Il/elle fait partie d’une équipe composée d’un chef de service, d’un responsables adjoint, d’éducateurs, d’un psychologue, de maîtresses de maison et travaille en lien avec les différents services de la MDEFC.
De la même manière, il/elle fait partie de l’équipe de secrétaires qui est réunie de façon trimestrielle.
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Diplôme permettant d’accéder aux fonctions de secrétaire sociale.
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…)
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’informations.
Ø Créer une relation avec les usagers et leur famille en les rassurant et les sécurisant.
Ø Utiliser les gestes et les postures adéquats.
Ø Travailler en équipe pluri professionnelle.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Ø Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
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