Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille (MDEFC), le/la secrétaire social(e) du PEAD B/C concourt à la mise en œuvre de la politique départementale de l’enfance et de la famille conformément aux orientations définies au sein du schéma départemental de l’enfance, au projet d’établissement de la MDEFC ainsi qu’aux projets de service.
Le PEAD B et le PEAD C sont deux services de Placement éducatif à domicile (PEAD) comptant respectivement 36 places (secteur Caen) et 42 places (18 places secteur Caen et 24 places secteur Lisieux) et accompagnant des enfants de 0 à 18 ans confiés au sein de leurs familles.
Le/la secrétaire est chargé(e) de l’accueil et des travaux administratifs généraux sur ces services.
Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les familles accompagnées que pour les professionnels, et l’accueil téléphonique du PEAD B.
Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des familles dans le logiciel SILAO.
Le/la secrétaire engage les démarches administratives de préadmission avec les familles en lien avec le chef de service et/ou le responsable adjoint du service : fixation du RV d’admission, récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge...
A chaque admission, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et prépare le dossier d’admission, ouvre un dossier SILAO et le renseigne, prépare l’avis d’admission, est en lien avec la secrétaire enfance de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF)...
Le/la secrétaire est en charge de la mise à jour des dossiers dans SILAO en enregistrant les documents reçus de la DEF (jugements, mandats TISF, soit-transmis, attestations diverses...) et les écrits des professionnels (bilans, notes, réponses au soit-transmis, calendriers...)
A chaque sortie, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et clôt le dossier dans SILAO.
Le/la secrétaire assure la production de statistiques et d’indicateurs nécessaires au rapport d’activité.
Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et/ou du responsable adjoint et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature...)
Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.
Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante.
D’autres activités secondaires (recherche d’activités, aide et accompagnement de familles dans des démarches, etc.) peuvent éventuellement être discutées avec le chef de service en cas de disponibilité et de besoin.
Déroulement des activités
Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service et/ou le responsable adjoint.
En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits...), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit :
· Tâches liées aux pré-admissions
- Suivi du calendrier de pré-admission avec les partenaires
- Envoi du RV d’admission à la famille
- Préparation du document individuel de prise en charge
· Tâches liées aux admissions
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard
- Préparation du dossier d’admission
- Ouverture du dossier dans SILAO.
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF.
- Préparation des attestations diverses (résidence, prise en charge, etc.).
· Actualisation du dossier de l’enfant en fonction des documents transmis par la DEF.
· Tâches liées aux sorties
- Actualisation de la fiche synthétique et envoi au standard.
- Clôture du dossier dans SILAO.
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la fonction publique hospitalière.
· Catégorie / Filière : B.
· Corps : Assistant médico-administratif.
· Grade(s) : Selon expérience et ancienneté.
Lieux d’exercice du poste
· Bureau situé au service du PEAD C de Lisieux, 127 B rue Roger AINI.
· Présences souhaitées une journée et demi au service du PEAD B, situé au siège de la MDEF, 35 quai de Juillet à Caen.
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Du lundi au jeudi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 (16h30 le vendredi) avec 1 heure de pause méridienne.
Ø Base 39h selon protocole ARTT (RTT).
Ø 25 congés annuels (CA).
Ø Réunions hebdomadaires à mensuelles avec les unités du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
Ø Réunions secrétaires trimestrielles.
Ø Déplacements ponctuels sur Caen.
· Télétravail possible
Ø Selon proposition du chef de service et demande de l’agent.
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Bureau situé au service du PEAD C de Lisieux.
Ø Présence une journée et demi au service du PEAD B sur Caen.
Ø Poste informatique.
Ø Mail nominatif professionnel.
Ø Téléphone fixe professionnel.
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent administratif.
· Responsabilités managériales
Ø Pas d’encadrement.
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération selon les grilles de la FPH et l’ancienneté.
· Possibilité de bénéficier des tickets restaurants.
· Possibilité de bénéficier de l’action sociale (CGOS, participation mutuelle…).
Informations diverses
· Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de l’établissement ou du service.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
Le/la secrétaire du service exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique du chef de service du PEAD B/C et du responsable adjoint du PEAD C.
Il/elle fait partie d’une équipe composée d’un chef de service, d’un responsable adjoint, d’éducateurs, de psychologues, et travaille en lien avec les différents services de la MDEFC.
De la même manière, il/elle fait partie de l’équipe de secrétaires qui est réunie de façon trimestrielle.
Il/elle est en lien avec les chefs de service et responsables adjoints de la MDEFC, ainsi qu’avec le coordinateur technique des services éducatifs de la MDEFC et de la direction. Dans le cadre de la boîte mail partagée, il/elle est tenu(e) d’effectuer le travail demandé par le cadre concerné.
De même, dans l’exercice de ses fonctions, il/elle est amené(e) à collaborer avec de nombreux partenaires extérieurs en lien avec les problématiques des familles et notamment des enfants accueillis (orientations, santé, scolaires, loisirs…) et représente, à ce titre et sous couvert du Chef d’établissement, l’ensemble de l’Institution.
Par ailleurs, dans le cadre de ses missions, le/la secrétaire entretient des liens avec les secrétaires établissement de la DEF, dans un souci de cohérence des pratiques à l’échelle institutionnelle.
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Diplôme permettant d’accéder aux fonctions de secrétaire sociale.
· Autres formations ou certifications souhaitées
Ø RAS.
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…).
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’informations.
Ø Créer une relation avec les usagers et leur famille en les rassurant et les sécurisant.
Ø Utiliser les gestes et les postures adéquats.
Ø Travailler en équipe pluri professionnelle.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Ø Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
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