Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille, l’assistant(e) de direction exerce des fonctions d’accueil et de secrétariat auprès du directeur de l’établissement, des directeurs adjoints, ainsi que l’organisation et le suivi de différentes réunions et instances. L’assistant(e) de direction est le (la) collaborateur(trice) direct(e) du chef d’établissement et des directeurs adjoints : il/elle rappelle les échéances, apporte sa contribution, favorise le lien entre l’équipe de direction et les professionnels de l’établissement et hors établissement.
Activités principales
- L’assistant(e) de direction assure l’accueil physique et téléphonique de la direction, tant pour les professionnels de l’établissement que pour toute personne extérieure à celui-ci.
- L’assistant(e) de direction assure le secrétariat général de la direction.
- L’assistant(e) de direction élabore et diffuse les plannings d’astreinte des directeurs, des chefs de service et des responsables adjoints de l’établissement.
- L’assistant(e) de direction supervise la réception et la diffusion des courriers entrants de l’établissement et le bon fonctionnement des navettes internes entre la MDEF et le Département (DEF, DGA-Solidarité, DGA-RH, DGS...). Il/elle gère et diffuse les messages envoyés par courrier électronique à l’adresse générique de l’établissement.
- L’assistant(e) de direction assure le secrétariat des instances (conseils de direction, CSE, Formation Spécialisée, commission de surveillance, réunion institutionnelle). Il/elle participe à la rédaction des ordres du jour, à la préparation des convocations, à la transmission des pièces jointes, à la transcription et à la diffusion des procès-verbaux et compte-rendu.
- L’assistant(e) de direction assure la diffusion et la communication d’informations générales au sein de l’établissement.
- L’assistant(e) de direction procède au recueil des données statistiques des services de l’établissement et prépare la synthèse des éléments pour la rédaction du rapport d’activité annuel de l’établissement.
- L’assistant(e) de direction est référent(e) du logiciel de gestion des usagers SILAO pour les usagers. Il/elle assure le paramétrage des profils d’utilisateurs et maintient le lien avec l’éditeur, en lien avec le référent informatique de l’établissement.
- L’assistant(e) de direction favorise les liens avec les autres services du département (DSN, archives, DEF, DGA-Solidarité, DGA-RH...)
- L’assistant(e) de direction peut être sollicité(e) pour frapper différents courriers ou compte-rendu à la demande des directeurs et travailler sur les documents rédigés par ces derniers (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature...).
- L’assistant(e) de direction assure l’organisation du standard de l’établissement (établissement des roulements de travail, organisation des tâches, des astreintes…) A cet effet, il encadre une équipe de 5 agents.
Activités secondaires
L’assistant(e) de direction assure la coordination de l’ensemble des secrétaires de l’établissement. Elle est chargée d’organiser des temps de travaux collectifs et des réunions régulières avec la direction de l’établissement.
L’assistant(e) de direction assure une liaison importante avec le cadre enfance concernant le suivi éducatif des publics accueillis
Déroulement des activités
L’assistant(e) de direction organise son travail en fonction des priorités fixées par le directeur et les directeurs adjoints de l’établissement. Chaque semaine, et sauf événement l’empêchant, l’assistant(e) de direction dispose d’un temps d’échange avec la direction sur les tâches/dossiers en cours et à venir.
En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier de la direction et de l’établissement, etc.), les principales tâches de l’assistant(e) de direction reposent sur des missions de fond telles que :
· Information et communication générale de l’établissement
· Elaboration et diffusion des plannings d’astreinte
· Préparation et organisation des instances
· En charge de la rédaction et de la finalisation en lien avec la direction du rapport d’activité de la MDEF
· Co-référence pour veiller à la bonne utilisation des outils informatiques
· Co-référence pour la mise à jour des sessions informatiques
· Co-référence pour la mise à jour du réseau informatique
· Soutien, le cas échéant, à l’équipe encadrée du standard de jour
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
L’assistant(e) de direction exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique du directeur chef d’établissement et des directeurs adjoints.
Il/elle travaille en lien avec les différents services de la MDEFC.
Le professionnel est en lien avec les chefs de service et responsables adjoints de la MDEF, ainsi qu’avec la cadre enfance de la MDEF.
De même, dans l’exercice de ses fonctions, il/elle est amené(e) à collaborer avec de nombreux partenaires extérieurs et représente, à ce titre et sous couvert du chef d’établissement, l’ensemble de l’Institution.
Par ailleurs, dans le cadre de ses missions, l’assistant(e) de direction entretient des liens avec les différents services du Département, dans un souci de cohérence des pratiques à l’échelle institutionnelle et lorsque des relais sont nécessaires.
Informations diverses
Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de la Direction
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la fonction publique hospitalière
· Catégorie / Filière : B
· Corps : adjoint des cadres hospitaliers
· Grade(s) : selon expérience
Conditions particulières d’exercice du poste
· Organisation du travail
Ø Temps de travail hebdomadaire : 39 heures
Ø 25 congés annuels (CA)
Ø Droits à RTT : 17 RTT maximum, journée de solidarité inclue
Ø 5 jours de congés annuels supplémentaires sous réserve du respect de l’obligation annuelle de travail
Ø Réunions hebdomadaires au sein du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
· Télétravail possible
Ø Selon proposition du directeur et demande de l’agent
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Bureau situé au siège de la MDEF
Ø Poste informatique
Ø Mail nominatif professionnel
Ø Téléphone fixe professionnel
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Exposition classique d’un agent administratif
· Responsabilités managériales
Ø Encadrement des équipes du standard (5 agents)
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération selon les grilles de la FPH
· Possibilité de bénéficier des tickets restaurants
· Possibilité de bénéficier de l’action sociale (CGOS, participation mutuelle…)
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Formation secrétariat de niveau BAC à BAC +2 ou toute formation transférable de même niveau
· Autres formations ou certifications souhaitées
Ø Formation en management de proximité (ou expérience similaire)
Ø Le permis de conduire B serait un plus apprécié
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciée.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…)
Ø Appétence avec les outils informatiques
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’informations.
Ø Créer une relation de confiance avec les agents de l’établissement et les partenaires externes de la direction.
Ø Utiliser les gestes et les postures adéquats.
Ø Capacité à travailler en équipe pluri professionnelle et à manager une petite équipe.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions
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