La Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille du Calvados (MDEFC) est un établissement public départemental en charge de l’accueil d’urgence dans le cadre de sa mission de protection de l’enfance. Elle gère 18 unités de prévention et de protection. Les unités que la MDEFC gère sont des centres parentaux, des foyers, des services de milieux ouverts et d’accompagnement des mineurs. Elle est en capacité d’accueillir près de 500 situations pour un effectif avoisinant les 290 ETP et un budget proche de 19 millions d’euros.
Au sein de la structure, le chef de service ECOFI a un rôle d’appui central pour la Direction au niveau de la prise de décision. En effet, par son travail, il doit permettre à la Direction de prendre des décisions en ayant conscience des conséquences économiques et budgétaires. Pour cela, par la mise en place de processus, de points de contrôle, de tableaux de bord et d’indicateurs probants, il permet d’assurer la pérennité financière de l’établissement.
Activités principales
Le service ECOFI est composé d’une vingtaine d’agents répartis en quatre unités :
· Unité de gestion économique et financière.
· Unité achats et procédures.
· Unité de services hôteliers.
· Unité logistique, technique et vaguemestre.
Le chef du service ECOFI assure l’encadrement direct de l’unité de gestion financière et économique et l’unité « Achats et procédures ». Pour cela, il est accompagné d’une adjointe.
Il est assisté pour chacun des pôles – hôtelier et logistique – d’un responsable de pôle. Ces derniers assurent la gestion fonctionnelle de leur pôle respectif.
Au niveau institutionnel :
· Il participe aux Conseils de Direction (membre actif du CODIR)
· En tant que de besoin, il participe aux commissions de sécurités.
· Il participe aux réunions des instances de représentation du personnel.
· Il est chargé de l’évaluation annuelle des agents et participe à l’élaboration du rapport d’activité annuel à travers des outils de recueil de données.
· Il participe au recrutement du personnel de son service.
En matière de gestion financière :
· Il prépare le budget et les décisions modificatives, les rapports financiers annexés, il analyse les impacts budgétaires des projets de l’Établissement, il assure le suivi de l’exécution du budget et des décisions modificatives, il tient la comptabilité des dépenses engagées.
· Il prépare le compte administratif, son rapport financier ainsi que les rapports demandés par le Département.
· Il prépare les délibérations de la Commission de Surveillance (CS) relatives aux aspects financiers et budgétaires, et assiste aux séances de la CS.
· Il répartit sur la base des décisions de la Direction les budgets autonomes (analytiques) des services de la MDEFC, et en supervise le suivi.
· Il établit les données statistiques et tableaux de bord nécessaires au contrôle de l’activité et de la gestion.
· Il assure l’interface entre le prestataire du logiciel comptable et la MDEFC.
Il assure également des fonctions de gestion financière des charges de personnel dans le domaine suivant :
· Il établit le tableau prévisionnel annuel des salaires pour le budget sur la base des prévisions d’avancement établies par le responsable RH, actualise l’effectif théorique par grade et calcule les ratios de personnel par secteur d’activité.
· Il s’assure de la bonne imputation budgétaire des charges de personnel, et le bon fonctionnement de l’interface dans ce domaine avec le service gestionnaire du logiciel de paie.
En matière de gestion économique :
· Il établit ou supervise l’élaboration des contrats et marchés, ou la transmission de dossiers de préparation à la cellule « marchés publics » du conseil départemental pour les marchés qui le nécessitent, il en surveille l’exécution et prépare les renégociations en fonction des échéances.
· Il supervise les opérations d’achat d’investissement et tous les achats centralisés par les services économiques en lien avec l’adjoint des cadres chargé des achats.
· Il assure la veille juridique en matière d’évolutions comptables et en matière de marchés publics.
· Il est responsable des stocks de marchandises et supervise la comptabilité des immobilisations, et l’inventaire des biens de la MDEFC.
· Il gère les interfaces entre la MDEFC, la Direction des services numériques du Département pour les besoins en matériels informatiques et téléphoniques et suit les dotations en matériel.
· Il supervise le suivi des régies d’avances et de recettes des services, se charge des procédures administratives de nomination des régisseurs et de modifications des actes constitutifs.
· Il est garant de l’efficacité du contrôle interne au niveau administratif et économique.
En matière de logistique :
· Il assure l’interface entre le service logistique et les services de la MDEFC, et veille à l’exécution des décisions de la Direction.
· Il établit le plan prévisionnel annuel des travaux et entretiens en lien avec la Direction et le technicien hospitalier et en assure le suivi.
· Il supervise l’activité des services logistiques.
· Il gère les droits d’accès aux bâtiments de l’établissement au niveau des badges.
De la même façon, que l’ensemble des professionnels de la MDEFC, le chef de service ECOFI concourt également à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement, du projet de service, des projets éducatifs ainsi qu’à l’élaboration du rapport d’activité de son service.
Le chef de service ECOFI doit être autonome dans son travail. Son rôle est avant tout de donner une feuille de route à ses agents et de superviser la bonne réalisation des tâches déléguées.
Il doit être en capacité d’anticiper les évolutions structurelles de l’établissement mais également de réagir rapidement aux évolutions de l’établissement pour assurer la pérennité dans le temps de ce dernier.
Il doit être à l’écoute des problématiques du terrain pour analyser les risques et permettre de par cette analyse d’assurer dans les domaines qui sont les siens le bon fonctionnement de l’établissement
Le chef de service Economique et Financier est le garant du bon fonctionnement du service et il dépend hiérarchiquement du Directeur de l’Etablissement, et en son absence des Directeurs Adjoints.
Au sein de la structure, l’agent a un lien fonctionnel avec les différents agents des services, qu’ils soient éducatifs ou administratifs. De plus, ce dernier peut être en lien avec des prestataires extérieurs.
· Poste ouvert aux : Titulaires (et/ou aux contractuels) de la fonction publique hospitalière
· Catégorie / Filière : A
· Corps : attaché d’administration hospitalière de la fonction publique hospitalière
· Grade(s) : Grade relevant du corps des attachés d’administration hospitalière de la fonction publique hospitalière
· Organisation du travail
Ø Base 39 heures hebdomadaires + protocole RTT.
· Télétravail possible
Ø Oui, 1 journée par quinzaine.
· Moyens particuliers mis à disposition
Ø Oui, un PC portable professionnel.
· Santé et sécurité au poste de travail
Ø Pas de régime particulier
· Responsabilités managériales
Ø Oui
· Expertise particulière
Ø Capacité à interroger les processus en place pour valider leur pertinence
Ø Gestion de projet
Ø Synthèse et prise de position
Management et pilotage d’équipe
Rémunération et avantages sociaux
· Rémunération statutaire selon les grilles de la FPH et l’ancienneté
· Tickets restaurant (8€)
· Accès au CGOS
Prime de service (titulaire uniquement)
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Master ou à minima licence dans les domaines de la comptabilité, contrôle interne et de gestion
· Connaissances attendues
Ø Connaissances des règles statutaires de la fonction publique
Ø Règles applicables aux marchés et achats publics
Ø Connaissances managériales
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Identifier/analyser les situations d’urgence et être capable de maitrise sur soi en cas de danger ou de situations difficiles.
Ø Identifier et prévenir les risques relevant de son domaine d’activité.
Ø Détecter et signaler les anomalies.
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement.
Ø Maitriser la réglementation liée à la sécurité des biens et des personnes.
Ø Travailler en équipe pluri professionnelle.
Ø Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle.
Ø Faire preuve d’une autonomie suffisante dans son travail.
Ø Maîtriser des outils bureautiques : OUTLOOK, WORD, EXCEL.
Ø Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité, adaptabilité, polyvalence.
Ø Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
Ø Etre capable de travailler en équipe.
Ø Etre capable d’être à l’écoute des agents et d’en ressortir les éléments probants.
Ø Capacité à questionner des processus et valider leur cohérence.
Expérience requise
· Expérience dans le contrôle de gestion et dans les analyses de procédures appréciée.
· Expérience dans les marchés publics appréciée
· Expérience sur un poste à responsabilité équivalente notamment en termes de management et pilotage d’équipe appréciée
Connaissances en lien avec la nomenclature comptable M22 appréciées
... réaliser plus qu’un métier !
Soyez fier(e) de servir l’intérêt général en améliorant la vie quotidienne des calvadosiens !
Proche de la mer et à 2h de Paris, le Département du Calvados s’adapte et propose de nouvelles méthodes de travail (télétravail…) tout en veillant à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.
Vous pourrez bénéficier d’avantages sociaux tels que les titres restaurant, les RTT, le CNAS, la participation à hauteur de 75% des abonnements de transport.
Et si c’était vous notre futur ambassadeur portant nos 5 valeurs « Confiance, Responsabilités, Exemplarité, Ecoute, Respect » ?
N’hésitez plus et rejoignez-nous pour vivre une expérience enrichissante et humaine !