Le Département du Calvados recherche un(e) assistant(e) communication et logistique événementielle pour un stage 6 mois du 1er janvier au 30 juin 2025. Vous rejoindrez la direction de la communication, et plus spécifiquement le service événementiel pour venir en appui de l’organisation de la première édition des Vélodays en mai 2025.
En 2025, en appui de son plan vélo, le Département du Calvados lance un nouvel événement - les Vélodays - afin de s’appuyer sur son savoir-faire événementiel permettant de mettre en valeur le vélo au travers un mois dédié à le célébrer. Ce format d’événement populaire et festif est déjà connu du département et du grand public grâce aux Equidays existant sur le territoire depuis 2019.
Dans le cadre de l’organisation des Vélodays en mai 2025, vous assurez les missions suivantes : suivi de la gestion opérationnel, appui logistique et communication
Dans le cadre de l’organisation des Vélodays en mai 2025, vous assurez les missions suivantes :
Suivi gestion de projet
• Suivi et respect du rétro-planning du projet au sein du plan de communication global,
• Suivi des prestataires de services et des partenaires (relationnel, devis/commande/budget),
• Appui dans le suivi des ressources humaines : appui pour la gestion des volontaires et prestataires formant l’équipe d’organisation en lien avec la Direction des Ressources Humaines du Département et la Direction de la Communication (planning, kit de visibilité, …),
• Rendre compte de son activité : suivi et reporting en réunion d’équipe et via les outils de gestion de projet.
Suivi logistique
• Gestion et suivi des stocks : lots, goodies et signalétique ;
• Préparation des dotations pour les différentes échéances de l’événement ;
• Assurer le suivi logistique, technique et opérationnel sur le terrain (aménagement du site, signalétique extérieure et intérieure, accueil et installation des prestataires/partenaires, accueil grand public pendant l’événement) en lien avec les agents du service événementiel,
• Gestion de l’enquête de satisfaction auprès des visiteurs du village sur la durée de l’événement et réalisation du bilan de l’enquête ;
• Accompagnement dans la préparation et l’organisation opérationnelle et logistique des actions promotionnelles en amont de l’événement : plusieurs dates de janvier à avril
o Organisation et suivi logistique des événements
o Relation avec les organisateurs
o Gestion des stocks, suivi et préparation des besoins en dotations
• Soutien logistique et opérationnel en amont et pendant le mois des Vélodays.
Suivi communication
• Suivi du plan de communication et gestion des supports de communication événementiels et outils associés, en lien très étroit notamment avec le pôle Editions /Imprimerie (print et signalétique) ainsi que les pôles : digital, presse et communication interne :
o Editions : affiches, flyers, visuels plan média, autres déclinaisons,
o Digital et social média : outils digitaux, site internet et réseaux sociaux,
o Presse : dossiers de presse, communiqués de presse, conférence de presse,
o Communication interne : appui à la gestion des volontaires,
o Evénementiel : logistique événementielle, goodies, signalétique.
• Gestion transversale du dossier en relation avec les autres pôles de la direction, les services internes, les prestataires et partenaires externes.
Le permis de conduire est obligatoire.
Poste basé à Caen à l’Hôtel du Département, rue Saint-Laurent.
Travail en horaire décalé (soirée) et les week-ends.
• Rigueur et sens renforcé de l’organisation (planification, suivi)
• Qualité relationnelle, dynamisme, esprit d’équipe
• Gestion du stress et des urgences
• Sens de l’initiative, adaptabilité et réactivité
• Maîtrise du pack office
• Bac + 4/5, spécialisation notamment en communication et/ou en gestion de projet ou événementiel
• Stage de fin d’étude ou année de césure : 6 mois de janvier à juin 2025 (convention de stage obligatoire)
... réaliser plus qu’un métier !
Soyez fier(e) de servir l’intérêt général en améliorant la vie quotidienne des calvadosiens !
Proche de la mer et à 2h de Paris, le Département du Calvados s’adapte et propose de nouvelles méthodes de travail (télétravail…) tout en veillant à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.
Vous pourrez bénéficier d’avantages sociaux tels que les titres restaurant, les RTT, le CNAS, la participation à hauteur de 75% des abonnements de transport.
Et si c’était vous notre futur ambassadeur portant nos 5 valeurs « Confiance, Responsabilités, Exemplarité, Ecoute, Respect » ?
N’hésitez plus et rejoignez-nous pour vivre une expérience enrichissante et humaine !