Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille, le/la secrétaire social(e) de la pouponnière assure l’accueil physique et téléphonique du service et prend en charge le suivi administratif des dossiers du service.
Le/la secrétaire du service assure l’accueil physique et téléphonique du service, tant pour les enfants que pour les familles et les partenaires, fournisseurs, etc.
Il/Elle régule les entrées et sorties des personnes autorisées à entrer dans le foyer.
Il/Elle vérifie à son départ la fermeture des fenêtres des pièces de rencontres médiatisées.
Le/la secrétaire affranchit et envoie le courrier postal et assure la transmission du courrier entrant auprès des professionnels concernés.
Le/la secrétaire assure le suivi administratif des dossiers des enfants dans le logiciel SIL’AGE.
Le/la secrétaire engage les démarches administratives d’admission avec les familles en lien avec le chef de service (récupération des documents à fournir, préparation du document individuel de prise en charge, etc.) et gère certaines démarches liées à la scolarité (inscriptions notamment).
A chaque admission, le/la secrétaire actualise la fiche synthétique et prépare le dossier d’admission, ouvre un dossier SIL’AGE et le renseigne, prépare l’avis d’admission, est en lien avec la secrétaire établissement de la Direction de l’enfance et de la famille (DEF)...
Le/la secrétaire est en charge de la mise à jour des dossiers dans SIL’AGE en enregistrant les documents reçus de la DEF (jugements, soit-transmis, attestations diverses...) et les écrits professionnels (bilans, notes, réponses aux soit-transmis, calendriers...)
A chaque sortie, le/la secrétaire actualise les différents outils de travail dont la fiche synthétique et clôt le dossier dans SIL’AGE.
Le/la secrétaire peut être sollicitée pour frapper différents courriers ou comptes rendus à la demande du chef de service et travailler sur les documents rédigés par les professionnels du service (lecture, correction et mise en page, transmissions diverses pour signature...)
Il/elle gère et affiche le planning journalier des visites médiatisées sur le tableau et le calendrier Outlook, gère l’accès et le planning des salles de visites et de réunion, et affiche des notes diverses à la demande de ses responsables.
Le/la secrétaire assure le relevé mensuel de l’activité pour transmission au service économique et financier.
Le/la secrétaire assure la production de statistiques et d’indicateurs nécessaires au rapport d’activité.
Le/la secrétaire est chargé(e) de la gestion de la régie du service.
Le/la secrétaire assure la gestion des réservations des véhicules du service et des fournitures de bureau.
Lors des congés/absences de collègues secrétaires, le/la secrétaire du service contribue à la réalisation des tâches ne pouvant pas attendre le retour du/de la collègue concerné(e) sollicitées par les responsables des autres services. Le/la secrétaire consulte donc plusieurs fois par jour la boîte mail collective dédiée à cet effet et effectue les tâches sollicitées dès qu’il en a la possibilité. Chaque tâche effectuée fait l’objet d’un traçage dans le tableau dédié à cet effet.
Sur sollicitation de la direction, le/la secrétaire du service peut également être temporairement amené(e) à venir en soutien d’un(e) collègue secrétaire dont la charge de travail peut être plus importante
Le/la secrétaire du service organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service et les responsables adjoints.
En complément des tâches quotidiennes décrites précédemment (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier du service, travail sur les écrits...), les principales tâches relatives aux accueils se répartissent comme suit :
· Tâches liées aux admissions :
- Actualisation des outils de travail (tableau de situations, tableau inhérent au rapport d’activité, rétro planning synthèse et bilans) ainsi que la fiche synthétique à envoyer au standard
- Préparation du dossier d’admission
- Ouverture du dossier dans SIL’AGE
- Préparation de l’avis d’admission et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF
- Préparation des attestations diverses
- Rédaction du courrier d’admission adressé à la secrétaire enfance de la DEF et aux parents
Actualisation du dossier de l’enfant en fonction des documents transmis par la DEF.
· Tâches liées aux sorties :
- Actualisation des outils de travail (tableau de situations, tableau inhérent au rapport d’activité, fiche mouvement de sortie pour la DEF ainsi que la fiche synthétique à envoyer au standard)
- Préparation de l’avis de sortie et envoi après signature à la secrétaire enfance de la DEF
- Clôture du dossier dans SIL’AGE
- Rédaction du courrier de sortie adressé aux parents (envoi à la DEF)
Conditions statutaires de l’emploi
· Poste ouvert aux : Titulaires et contractuels de la fonction publique hospitalière
· Catégorie / Filière : C
· Corps : Adjoint administratif
· Grade(s) : selon expérience et ancienneté
Lieu(x) d’exercice du poste
· Bureau situé à la pouponnière, 24 avenue du 19 mars 1962 à Fleury-sur-Orne
· Organisation du travail
Ø 9h-12h30 / 13h30-18h (17h le vendredi)
Ø Base 39h selon protocole ARTT (RTT).
Ø 25 congés annuels (CA).
Ø Réunions au sein du service en fonction des besoins et du cadre fixé.
Ø Réunions secrétaires trimestrielles.
· Télétravail possible
Ø Selon demande de l’agent, proposition du chef de service et validation de la direction
Compétences requises ou souhaitées
· Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
Ø Diplôme permettant d’accéder aux fonctions de secrétaire sociale.
· Autres formations ou certifications souhaitées
Ø /
· Connaissances attendues
Ø Connaissance du secteur de la protection de l’enfance appréciés.
· Savoir-faire attendus
Ø Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
Ø Maitriser l’outil bureautique (traitement de texte, tableurs, logiciel de gestion des dossiers des usagers, messagerie et calendriers électroniques…)
Ø Maitriser le fonctionnement de l’établissement et les circuits d’informations.
Ø Créer une relation avec les usagers et leur famille en les rassurant et les sécurisant.
Ø Créer une relation de confiance avec les familles d’accueil du territoire.
Ø Utiliser les gestes et les postures adéquats.
Ø Travailler en équipe pluri professionnelle.
· Savoir-être attendus
Ø Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
Ø Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité.
Ø Autonomie dans l’accomplissement des tâches.
Ø Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
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